コミュニケーション

【排除】職場のコミュニケーションが面倒と思わなくなる方法を紹介する

「職場のコミュニケーションって本当に面倒、何とか最小限にできないかな・・・」

職場のコミュニケーションが面倒だと思う人って結構います。

かくいう私も、最低限の職場のコミュニケーションで済ませたい派です。

なぜ職場のコミュニケーションが面倒だと思うようになったかというと、やるべきことがたくさんあるのにムダなコミュニケーションで貴重な時間をロスしてしまい、仕事が遅れがちになるからです。

昨今、働き方改革という名のもとに仕事の効率化を強く求められがちですが、相変わらず貴重な時間を奪いに来る人達やしくみが存在しているのも事実。

そのせいで職場のコミュニケーションが面倒と思ってしまうんです。

 

職場のコミュニケーションが面倒と思ってしまう要因

そもそも職場のコミュニケーションが面倒と思ってしまう要因としては、意味のないことで自分の時間を奪われた時にとくにそう思ってしまいます。

そして、無駄な職場のコミュニケーションの最たるものが会議です。

では、典型的なダメ会議について見ていきましょう。

 

時間設定に余裕をみた会議

無駄な職場のコミュニケーションの最たるものが会議です。

会議の時間は区切りがいいからか1時間というのが習わしみたいになっており、30分で終わる内容もとりあえず1時間で設定してしまうのです。

人は1時間で設定されたなら、1時間目一杯使ってやってしまいます。

これは最初から設定をミスっていると言わざるを得ないでしょう。

例えば、この会議を15分でやれと言われたら意外とやれるもんです。

なぜなら、15分で終われるように司会者も仕切るし、参加者も協力体制で臨むからです。

 

参加者がムダに多い

同じチームから複数人会議に出てくるパターンです。

チームの代表が会議に出席して、その結論を後で共有するという形でいいと思うのですが、中身を理解していない上司が心配して、質問対応で部下を会議に参加させるということが多いです。

部下の仕事を理解しておくか、その場は一旦保留して後で回答させるといった形でもOKな会議までそれをやってしまう人が多いので、そこを改善していかないと残業は減っていかないです。

 

参加者が発言しない

あとは、会議に参加しているものの一言も発言しない大勢の人達です。

一言も発言しないのはその場にいないのと同じです。

そんなのだったら、会議後に回ってくる議事録を見ればいい気がするのですが・・・。

 

自己アピールのための発言

自己の知識をアピールしつつ仕事やっている感を出したいがために、どう考えても無駄にしか思えない仕事を作り上げ、押し付ける最悪なパターンです。

これはよくベテランの時間に余裕がある人が行う技なのですが、無駄な仕事でも必要あるかのごとく表現し、議長も議長でベテランが言うことだから正しいという誤判断も相まって、無駄な仕事が出来上がってしまうという残念な流れになることが多々あります。

 

会議終わりの座談会

会議が終わってるのにそこにダラダラと居座る人達がいます。

「無駄に見えるような時間も相手を深く知る上では重要なんだ!」

そういう意見を言う人もたまにいますが、どんだけしゃべったら相手を知れるんだというぐらいしゃべっているわけです。

それも顔を会わせる度に行っているわけでして、まあ大抵それは、定年間近のおじちゃんなんですけどね。

 

職場のコミュニケーションが面倒にならないように無駄を排除する

ここまで職場のコミュニケーションが面倒となる要因を説明してきましたが、そうならないために無駄なコミュニケーションをいかに排除していくかという視点で説明していきます。

とくに会議に関するムダを減らすという視点です。

 

予め参加者を絞るよう促す

何も言わないと参加者はあまり必要でない人達も連れてきます。

ですから、会議を開催する場合には必要最低限の参加とするように連絡しておくことが大事です。

 

時間が限られていることを最初に相手に伝える

こちらに時間がないことを予め相手に伝えておくと、相手も時間に間に合うように協力してくれます。

いつも時間がないばかりだと、せかせかし過ぎて相手もストレスが溜まるので、あえて言わないことも必要です。

これは相手の性格を見て判断していくしかないです。

 

参加者に発言を促す

あなたが司会者だとした場合、発言していない人に対して「あなたはどう考えますか?」といったように話を振って、彼らの知識や知恵を引き出すようにしてください。

そうすると会議も充実したものとなり、決してムダとは思わなくなるはずです。

 

自己アピールの封じ込め

自己アピールほど迷惑なものはありません。

自己アピールを途中で切ることは相手にもさすがに失礼になるので、司会者のあなたは一旦話を受け止めなければいけませんが、なんとか仕事が増えないように発言を封じ込める必要があります。

そこで効果的なのが、反対意見を言いそうな人に意見を求め、相手の意見を潰してもらうことです。

あなたの手を汚さず相手の意見を潰せるという意味ではよい方法です。

 

結論が出たら終了宣言をする

司会のあなたが締めを宣言しないと話がダラダラと続いてしまい、参加者の時間を奪うことになります。

ですから、ここで一旦締めますという宣言をしてムダな会話を封じるようにしましょう。

 

以上、職場のコミュニケーションが面倒と思わなくなる方法を紹介するでした。

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